Hiện tại e có 2 công ty, 1 chuyên mảng bán lẻ mỹ phẩm (dầu gội bồ kết), 1 chuyên mảng booking, làm nhạc, biểu diễn, sản xuất. Ngoài ra e làm thêm mảng quản lý ca sĩ, và đồng thời làm mẹ của 1 e bé 7 tuổi, 1 em bé cún bichon 1 tuổi và 2 lão mèo 11 & 14 tuổi. E ko có sống cùng bố mẹ bà con họ hàng. Công việc thông thường là sẽ tự làm tự handle tự quản lý đồng thời tự chăm sóc con cái nhà cửa. E giới thiệu sương sương vậy để cả nhà dễ hình dung khối lượng công việc và số lượng đầu việc hàng ngày e phải xử lý hén.
Chắc làm văn phòng mng sẽ quen thuộc với thị trường ứng dụng quản lý đầu việc: Notion, Asana, Evenote, Todoist, Trello, MS project … hay app VN có Base, Misa, Zalo.. Sẽ có nhiều ng quen thuộc với app, và cũng rất nhiều người ko thường sử dụng máy tính bàn, laptop, iPad thì thao tác cũng tương đối khó và phức tạp. Cứ phải nhắn tin, nhắc việc, hỏi han hàng ngày để update thì ko có thần thánh phương nào mà nhớ hết và làm hết được. Kể cả em là người nhớ số liệu, chi tiết rất tốt thì lượng công việc có lúc tương đương 6 full-time job và tất cả đều là quản lý, hỗ trợ, giám sát vận hành thì cũng ko thể nào handle nổi lịch trình. E thử qua rất nhiều app, nhưng e lại quay về lại với 1 cái app đơn giản nhất trên điện thoại ai cũng có là app “Lịch” hay “Calendar” và sử dụng nhiều Calendar cùng lúc.
1. Calendar:
– Tạo lịch mới và subscribe (Theo dõi) lịch của những người trong nhà + lịch công việc. Em tạo lịch riêng của Khoai: từ học piano, học đá bóng, ngày nghỉ của trường, lịch khám răng e đều add vào và chia sẻ lịch cho gia đình cùng nắm. Em tạo lịch làm việc riêng của e: ngày nào sẽ ko có ở nhà, ngày nào đi quay MV, đi show, hoặc cần tập trung Air MV hay làm việc gì quan trọng. E tạo lịch couple của e với Khải để note lại lịch đi đâu đó chung, địa điểm, sdt hoặc thông tin liên hệ. Lịch đi show cty: ca sĩ nào, ở đâu, lịch tập mấy giờ, sdt liên hệ đều có đủ. Cả nhà ai cũng đều nắm lịch trình nói chung và sẽ chủ động block thời gian để cover cho nhau.
𝘓𝘰̛̣𝘪 𝘩𝘢̣𝘪 𝘰̛̉ 𝘤𝘩𝘰̂̃:
– Nhà mình có e bé nhỏ ko thể ở nhà 1 mình và ko có ông bà hay họ hàng ở gần để nhờ trông con hộ, hay gởi ai đc. Nên cả nhà biết và nắm lịch thì sẽ lên kế hoạch thời gian riêng ko trùng nhau, đảm bảo việc chăm sóc Khoai và Bông Gòn nữa.
– Nắm được thông tin giờ bắt đầu, địa chỉ, liên hệ của những nơi tụi mình cần đến. Để ko biết đường thì bấm vào địa chỉ chuyển qua google maps. Biết cả giờ giấc và sdt liên hệ thì nếu cần liên hệ gấp với ai trong nhà mà ko liên hệ đc thì cả nhà đều biết mình có thể sẽ đang ở chỗ nào, có thể gọi cho ai để tìm.
– App có nhắc lịch 2 lần, mình thường để nhắc lịch vào 1 ngày trc đó, và vào trước thời điểm cần di chuyển để đến nơi đúng giờ (app có liên kết với Map nên sẽ biết được mình mất bao lâu để di chuyển). Mà ai quen mình ngoài đời đều biết đó, mình rất đúng giờ và rất quan trọng giờ giấc.
– Khi đặt vé máy bay, vé xe, vé xem phim, khách sạn hay di chuyển đi bất kỳ đâu, thông tin vé mà về email, là app Calendar nó cũng tự động hỏi mình để add vô app sẵn luôn ko cần phải thao tác quá nhiều.
Xét về độ hiệu quả, app Calendar với mình là vượt mặt TẤT CẢ các app nhắc lịch khác, mà ko phải cài thêm gì khác, và cũng ko phải trả thêm bất kì khoản phí nào khác. Nhưng cái này chỉ mới là lịch trình, thời gian di chuyển, đi ra ngoài, vậy còn các việc nhỏ nhỏ linh tinh thì sao?
2. Reminders:
Mình vẫn dùng 1 app có sẵn trên iOS mà ko cần phải dùng thêm app nhắc việc nào khác cả. Mình dùng Reminders để nhắc việc hàng ngày cần làm đi làm lại trc khi ra khỏi nhà như: uống TPCN, skincare, bôi KCN, cho pet ăn, gởi hàng TGC … đến những việc cần làm hàng tuần như: mang túi mền gối cho con đi học mỗi sáng thứ 2, thay nước hồ cá, refill thức ăn vào máy cho ăn tự động cho mèo, refill nước giặt nước xả, bón phân cây trồng … và cả những việc như: nhắc lịch đến hẹn thanh toán Hợp đồng, khoản vay … kiểu những thứ sẽ xảy ra lặp lại đi lặp hàng ngày/tuần/tháng mà nếu ko để ý ko nhớ đến thì nó trôiiiiii.
Khách hàng có add t trên FB tới đây sẽ hiểu tại sao t hay hiện lên rượt payment mỗi t2 4 6 hàng tuần lúc 9:00 đúng boong ko sai 1 nốt. Cây cối nhà t cũng xanh tốt vì đc bón phân đều đặn, máy cho mèo ăn cũng hong có hết đồ ăn, mà TPCN cũng ko ngày nào quên uống.
Khi add reminders lên app, ko chỉ đơn giản là giúp mình nhắc việc, mà chỉ cần ngồi list ra hết những gì mình muốn làm, cần làm thôi cũng đã giúp bản thân mình hiểu mình cần gì muốn gì làm gì hơn. Lời nhắc việc cũng giúp bản thân quy củ, kỉ luật hơn rất nhiều và quan trọng hơn là mỗi ngày khi bạn hoàn thành được số lượng việc trong check list, bạn sẽ cảm thấy đủ “yên tâm” là ok mình hong quên gì hết, trời nay xong hết mọi thứ luôn mình giỏi quá ta, đi ăn mừng thoyyy kiểu rất vui vẻ thoải mái vì cảm thấy mình “được việc” ghê. Từ đó cũng dẹp bỏ sự lo lắng bất an ko biết mình có quên gì không, còn gì chưa làm ko – đảm bảo ăn ngon ngủ ngon 
Và app thì có sẵn trên iOS, ko cần cài thêm gì hết, có tích hợp Calendar luôn, tới giờ nó nhắc đều như bắp :))))
3. Notes:
2 cái trên là nhắc lịch. Còn những đầu việc đang cần làm, sẽ phải làm, những ý tưởng trong đầu muốn làm – trước đây tui hay ghi sổ tay rồi sắp xếp thứ tự nào rảnh giải quyết từ từ. Sau này tui xài Notes. Cái app “Ghi chú” trên điện thoại á. Giao diện trơn tru đơn giản dễ nhìn và thao tác, dễ chỉnh sửa. Vẽ vời, add hình ảnh, âm thanh, file … và CHIA SẺ ĐƯỢC. Mình share cái Ghi chú đó qua imess hay messenger để cùng chỉnh sửa với người khác được.
Mình có đến mấy chục cái notes trên đt: từ to-do list của bản thân, thông tin cá nhân (cccd, stk, địa chỉ, mst, bhxh, số thẻ lên mb, stk các ngân hàng..), thông tin xuất hoá đơn cty (đưa cho phục vụ chụp màn hình khi đi ăn), captions để dành khi nào bí ý tưởng up hình FB, các topic mình muốn viết bài review, chi tiết thông tin vé mb khách sạn các chuyến đi tiếp theo, những chủ đề mình muốn thảo luận, ngày thay nhớt thay lốp xe và số km ờ lần thay nhớt trc, list những quán ăn hay địa điểm mình muốn đi, những món cần mua khi có dịp đi chợ/siêu thị … kiểu kiểu vậy.
Mỗi lần cần cái gì, tìm thông tin gì, chỉ cần mở app là có liền. Mình muốn làm gì đều ghi chú lại, có ý tưởng gì cũng sẽ note vào, hoặc ngồi rảnh rỗi cũng sẽ mở Notes ra xem có thể giải quyết đc thêm đầu việc nào nữa ko. Nên lượng việc mình giải quyết được hàng ngày là rất rất nhiều và mình quản lý thời gian của bản thân tương đối tốt.
Notes trên đt có khoá nội dung, có check list đánh dấu việc đã/chưa làm, có chia sẻ ghi chú cho người khác cùng xem hoặc chỉnh sửa, có phân loại theo nội dung, và có tìm kiếm. Tương đối đầy đủ công năng mà không cần trả thêm khoản phí nào. Và giao diện cực kì đơn giản, đt nào cũng có.
Nếu bạn dùng laptop, máy bàn cùng 1 hệ sinh thái Apple thì Calendar, Reminders và Notes đều sync với nhau sử dụng Apple ID. Giải quyết công việc thao tác super lẹ làng luôn. Tất cả những gì b cần làm, mong muốn làm đều có sẵn trong túi mà ko cần mang thêm cuốn sổ, cây bút, hay cần phải dùng thêm bất kì app nào khác nữa. Mỗi ngày với lịch trình, thứ tự công việc, ghi chú rõ ràng và trải ra, bạn sẽ có hình dung rõ ràng hơn về ngày làm việc của chính mình để lên kế hoạch và thực hiện công việc tốt hơn rất nhiều á.
Đều là những app ai cũng có, nên hỏng biết bạn có dùng nó như mình sử dụng hong, nhưng cái này là cách mình sắp xếp thời gian và công việc của mình. Nếu có cách nào ổn ổn hơn, bạn góp ý nhen!